Datenschutzerklärung für Bewerberinnen und Bewerber

Information über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Die DS-GVO sieht unter anderem Informationspflichten bei der Erhebung personenbezogener Daten (alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen) vor. Gerne möchten wir Sie daher als unseren Bewerber über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie Ihre Rechte aus der DS-GVO informieren.

1. Verantwortliche Stelle und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind die:

Stadtwerke Nettetal GmbH

Leuther Str. 25
41334 Nettetal

Tel. 02157 1205-0
E-Mail: info@stadtwerke-nettetal.de

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zum Datenschutz der Stadtwerke Nettetal haben (beispielsweise zur Auskunft und Aktualisierung Ihrer personenbezogenen Daten), können Sie auch unter dem Stichwort "Datenschutz" Kontakt mit unserem Datenschutzbeauftragten aufnehmen (E-Mail: datenschutzbeauftragter@stadtwerke-nettetal.de).

2. Datenkategorien

2.1. Allgemeine Datenarten aus dem Bewerbungsprozess

Im Rahmen des Bewerberauswahlprozesses verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten aus Ihren übermittelten Bewerbungsunterlagen:

• Name, Vorname und Adresse
• Titel und Berufsbezeichnung
• Geburtsdatum
• Kontaktdaten (E-Mail, Festnetz- und Mobiltelefon, Fax)
• Einzelinhalte Ihres Lebenslaufes einschließlich Foto
• Informationen über Ihre Ausbildung
• Kopien von Zeugnissen

Im Zweifel betrachten wir Ihre gesamte Bewerbung als eine Zusammenstellung von personenbezogenen Daten. Sofern Sie mit uns über diese Bewerbung Kommunikation führen respektive ein Bewerbungsgespräch oder ein anderes Auswahlverfahren durchgeführt wird, betrachten wir auch die in dieser Kommunikation bzw. diesem Verfahren erlangten Daten als personenbezogene Daten, soweit sie Ihrer Person zugeordnet werden können.

2.2. Online-Interview mit Hilfe von „MS Teams“

Wir verwenden in bestimmten Fällen zusätzlich zu Vor-Ort-Interviews die Software Microsoft Teams, einen Service der Microsoft Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland, um Bewerber-Interviews durchzuführen.

Mit der Teilnahme an dem Vorstellungsgespräch via Microsoft Teams werden Protokolldaten bei Microsoft gespeichert. Die Protokolldaten enthalten Ihren Namen und Ihre Mail-Adresse sowie die Uhrzeit und Dauer des Gesprächs. Die Protokollierung erfolgt zentralisiert in den Rechenzentren der Geographie Europa. Die Zugriffsrechte auf diese Daten sind bei der Stadtwerke Nettetal GmbH restriktiv geregelt. Personenbezogene Logdaten werden standardmäßig nach 90 Tagen gelöscht. Microsoft ist als Auftragsverarbeiter streng weisungsgebunden für uns tätig. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft erhalten Sie hier: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy.

Aufnahmen werden nicht erstellt und können nur von den Teilnehmern selbst gestartet werden. In dem Fall erscheint während des Meetings ein schwarzer Balken am oberen Rand, der auf die Aufnahme hinweist. Eine Aufnahme des Gesprächs erfolgt nicht durch die Stadtwerke Nettetal GmbH.

3. Die personenbezogenen Daten werden zu den folgenden Zwecken auf folgenden Rechtsgrundlagen verarbeitet

Die Stadtwerke Nettetal GmbH verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zur Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Wenn Sie uns Ihre Kontaktdaten geben, speichern und verwenden wir diese zur schnelleren Klärung von Rückfragen sowie zum schnelleren Aufruf Ihrer Bewerbungsunterlagen bei telefonischer Kontaktaufnahme Ihrerseits. Zweck der Verarbeitung ist ausschließlich die Entscheidung über Ihre Einstellung oder Nichteinstellung im Bewerbungsverfahren einschließlich einer sich ergebenden wirtschaftlichen Abwicklung des Vertragsanbahnungsverhältnisses, Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit b DS-GVO, Art. 26 BDSG.

Sofern wir Sie einstellen, verwenden wir Ihre Daten ferner zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Über die damit zusammenhängende Verarbeitung werden Sie jedoch ggfs. gesondert informiert.

Sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, dass Ihre personenbezogenen Daten im Talentpool aufgenommen werden sollen, verarbeitet Stadtwerke Nettetal GmbH Ihre personenbezogenen Daten u.a. für die Kommunikation mit Ihnen zu offenen Stellenbesetzungsprozessen innerhalb der Stadtwerke Nettetal GmbH. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist die von Ihnen erteilte Einwilligung, welche Sie jederzeit widerrufen können.

Es ist erforderlich, dass Sie uns Ihre personenbezogenen Daten bereitstellen, da wir andernfalls das Bewerberauswahlverfahren mit Ihnen nicht durchführen und abschließen können.

Für die Teilnahme am Vorstellungsgespräch via Teams ist die Audiofunktion ausreichend. Sie haben die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, ob Sie die Kamerafunktion nutzen möchten. Wenn Sie die Kamerafunktion ausstellen möchten, sollten Sie bitte darauf achten, dass das Kamerasymbol durchgestrichten ist. Sofern Sie die Kamerafunktion nutzen, erfolgt dies auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Die Rechtsgrundlage der Einwilligung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Jede Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit ohne Angaben von Gründen widerrufen werden, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit, der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, berührt.

3.1. Weitere Zwecke

Sofern neben den bereits bestehenden Zwecken andere Zwecke zur Datenverwendung entstehen, prüfen wir, ob diese weiteren Zwecke mit den ursprünglichen Erhebungszwecken kompatibel und damit vereinbar sind. Ist dies nicht der Fall, wird die Stadtwerke Nettetal GmbH Sie über eine solche Zweckänderung informieren. Liegt keine anderweitige Rechtsgrundlage für die weitere Datenverwendung vor, wird die Stadtwerke Nettetal GmbH Ihre personenbezogenen Daten nicht ohne Ihre Einwilligung verwenden.

4. Datenlöschung

Die Stadtwerke Nettetal GmbH wird Ihre personenbezogenen Daten mit Ablauf von sechs Monaten nach dem Zeitpunkt löschen, in dem wir Ihnen mitgeteilt haben, dass Ihre Bewerbung keine Berücksichtigung finden wird. Die Speicherfrist beginnt mit dem Ausstellungsdatum des Absageschreibens.

Dies gilt nicht, wenn Sie auf unsere Bitte hin in eine längere Aufbewahrung ausdrücklich einwilligen, weil wir Sie in einem Talentpool führen wollen (Art. 7 DS-GVO); in diesem Fall erfolgt die Löschung nach Ablauf der in der Einwilligung angegebenen Zeit (Verlängerung auf 1 Jahr) oder nach Ihrem Widerruf der Einwilligung. Die Löschung erfolgt vorbehaltlich eines Rechts zur Aufbewahrung nach Art. 17 Abs. 3 DS-GVO bzw. nach Maßgabe anwendbarer Vorschriften im BDSG.

Sollte die Entscheidung für Sie positiv ausfallen, wird die Bewerbung Ihrer mit Zustandekommen des Beschäftigungsverhältnisses erstellten Personalakte zugeordnet und datenschutzrechtlich als Teil derselben betrachtet.

5. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

5.1. Dritte und Auftragsverarbeiter

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen (z.B. Personal). Wir lassen einzelne Aufgaben und Serviceleistungen durch sorgfältig ausgewählte und beauftragte Dienstleister ausführen. Beauftragte Dienstleister (z.B. IT-Dienstleister, Versanddienstleister) werden entsprechend auf die datenschutzrechtlichen und sicherheits-technischen Anforderungen nach Art. 28 DS-GVO durch uns verpflichtet. Die Datenübermittlung erfolgt unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

5.2. Empfänger außerhalb der Europäischen Union (EU)

Die Stadtwerke Nettetal GmbH lässt Dienstleistungen und Leistungen durch sorgfältig ausgewählte und beauftragte Dienstleister bzw. deren Subdienstleister ausführen, die ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes („Drittland") haben und ihre Datenverarbeitung aus Ländern erbringen, in denen kein angemessenes Datenschutzniveau (sog. „unsichere Drittländer“) existiert, z.B. IT-Dienstleister. In diesen Fällen findet eine Drittland-Übermittlung statt. Soweit rechtlich erforderlich, um ein angemessenes Schutzniveau für Ihre Daten herzustellen, setzen die Stadtwerke Nettetal GmbH den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Garantien zur Herstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus ein, dazu zählen u.a. Angemessenheitsbeschlüsse und EU-Standardvertragsklauseln. Sie haben die Möglichkeit, jederzeit weitere Informationen anzufordern. Die EU-Standardvertragsklauseln sind unter folgendem Link abrufbar: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2010:039:0005:0018:DE:PDF.

6. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Zum Abschluss und zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt.

7. Quelle Ihrer Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsauswahlverfahrens von Ihnen erhalten.

8. Pflicht zur Bereitstellung

Einige personenbezogene Daten müssen Sie uns mitteilen, weil diese für den Abschluss bzw. die ordnungsgemäße Durchführung des Bewerbungsverfahrens, erforderlich ist. Wenn Sie uns die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, kann dies zur Folge haben, dass entsprechende Verträge nicht abgeschlossen werden können.

9. Ihre Rechte

Beim Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen aufgrund der EU-Datenschutz-Grundverordnung, ggfls. nach Maßgabe des BDSG, jederzeit nachfolgende Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu:

• gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft verlangen über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer und das Bestehen der in diesem Abschnitt erläuterten Rechte;
  
  
• gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  
  
• gemäß Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder auch nur potenziellen Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  
  
• gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit deren Richtigkeit von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  
  
• gemäß Art. 20 DS-GVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  
  
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO eine etwa erteilte datenschutzrechtliche Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen; und